Pareiga įvykdyti visuotinį narių susirinkimą!

Pradžia: 2021 1 gegužės

Pabaiga: 2021 1 gegužės

Vieta: Lietuva

Patarimai dėl visuotinių susirinkimų organizavimo karantino metu ar padidintos saugos aplinkybėmis

Jei prisimintume pastaraisiais metais iš Suvažiavimų ir Kalėdinių susirinkimų tribūnos TPA LS generalinio sekretoriaus (Vidaus komisijos) teikiamas apžvalgas apie poskyriams (asociacijoms) keliamus reikalavimus ir nemažos jų grupės rodomą ignoravimą reikalavimams kasmet iki gegužės 1 d. organizuoti visuotinius narių susirinkimus, o kas 3 ar 4 metus tinkamai organizuoti ir skaidrius Ataskaitinius – rinkiminius susirinkimus, turbūt iškeltume klausimą, o kaip elgtis esant tam tikriems susirinkimų suvaržymams.

Šiemet jau keli poskyrių pirmininkai kreipėsi į generalinį sekretorių patarimo, kaip elgtis tokiomis aplinkybėmis. Tai labai sveikintina, kad karantinas neužliūliavo…ir prisimenama ne tik apie pareigą prieš Įstatymą, bet ir prieš savo artimus kolegas Jūsų asociacijose, kuriems tie pirmininkai ir išrinktosios valdybos tarnauja… 😊

Taigi, naudodamasis susiklosčiusiomis aplinkybėmis ir vykdydamas TPA LS Nuostatuose nurodytas man pareigas paieškosiu kuo tikslesnio atsakymo į keliamus klausimus.

Ekonomikos ir inovacijų ministerija rekomenduoja, kad karantino laikotarpiu visų juridinių asmenų (t. sk. asociacijų) valdymo organų susirinkimų (visuotinių narių susirinkimų) organizavimas vyktų nuotoliniu būdu, t. y. juridiniai asmenys turėtų sudaryti galimybes sprendimus priimti balsuojant raštu ar dalyvaujant elektroninių ryšių priemonių pagalba.

Organizuojant dalyvių susirinkimus nuotoliniu būdu, rekomenduojama kuo anksčiau informuoti dalyvius apie numatomą susirinkimą, kartu nurodyti, kokiu būdu jis bus organizuojamas, bei sudaryti galimybę susipažinti su dokumentais, ataskaitomis, pranešimais ar kita informacija, reikalinga priimti sprendimams. Kadangi, tikėtina, dalyviams gali kilti papildomų klausimų dėl įvyksiančio susirinkimo, turėtumėte būti pasiruošę teikti informaciją tiesioginės vaizdo konferencijos metu, telefonu, elektroniniu paštu, skelbti internetiniame puslapyje ir pan.

Jei numatomas balsavimas raštu, susirinkimo dalyviams turėtų būti pateikiamas balsavimo biuletenis, kartu nurodoma, kokiu adresu ir iki kokios datos (paprastai iki oficialios susirinkimo pradžios) reikia atsiųsti užpildytą biuletenį, pateikiama kita aktuali informacija. Balsuojant raštu, užpildytas balsavimo biuletenis taip pat gali būti perduotas ir elektroninių ryšių priemonėmis, pavyzdžiui, atsiunčiamas nurodytu elektroninio pašto adresu.

Organizuojant dalyvių susirinkimą elektroninių ryšių priemonėmis, turėtų būti sudaryta galimybė dalyvių tapatybei patikimai nustatyti bei pilnavertiškai realiuoju laiku dalyvauti susirinkime, t. y. matyti ir girdėti kitus susirinkimo dalyvius bei balsuoti susirinkime. Taip pat turėtų būti nurodoma programa ir prietaisai, kurie bus naudojami vaizdo konferencijai organizuoti, vaizdo konferencijos laikas, prisijungimo nuorodos, kodai, susirinkimo dalyvių identifikavimo būdas bei kita aktuali informacija. Pavyzdžiui, vienas iš būdų nustatyti dalyvio tapatybę yra dokumentų pasirašymas elektroniniu parašu.

Atkreipiame dėmesį, kad organizuojant susirinkimus elektroninių ryšių priemonėmis taip turėtų būti įvertintos ir planuojamų naudoti programų techninės galimybės, pavyzdžiui, dalyvaujančių asmenų skaičiaus ar vaizdo konferencijos trukmės apribojimai ir pan.

Organizuojant susirinkimus nuotoliniu būdu, rekomenduojame svarstyti tik neatidėliotinus klausimus, t. y. tokius, dėl kurių sprendimus per nustatytus terminus reikalauja priimti įstatymai. Pavyzdžiui, balandžio mėnuo visiems juridiniams asmenims, kurių finansiniai metai baigiasi gruodžio 31 d., yra reikšmingas tuo, kad būtent šį mėnesį paprastai yra šaukiami visuotiniai susirinkimai ir juose tvirtinamos metinės finansinės ataskaitos. Sprendimas patvirtinti metinę finansinę ataskaitą yra laikomas vienu iš neatidėliotinų sprendimų.

Taip pat, nesant aukščiau išvardintų galimybių, ar joms esant komplikuotoms, rekomenduojama aktyviai naudotis galimybe sudaryti juridinių asmenų dalyvių balsavimo sutartis bei susitarimus dėl balsavimo teisės perleidimo – tai taip pat galėtų prisidėti prie asmenų skaičiaus balsuojant mažinimo ir tokiu būdu palengvinti susirinkimų organizavimą.

2020 m., kaip žinia, karantinas tęsėsi iki balandžio 15 d., todėl, atitinkamai, atsižvelgiant į susiklosčiusią padėtį, valstybės įmonė Registrų centras vertino situaciją proporcingai ir iki rudens nebaudė juridinių asmenų už laiku nepateiktus metinės finansinės atskaitomybės dokumentus.

Kokios bus karantino aplinkybės 2021 m. pavasarį, kol kas prognozuoti sudėtinga, tačiau juk visi galite nesunkiai sugebėti laiku įvykdyti pareigą dėl visuotinių narių susirinkimų. Tereikia sąžiningos atsakomybės prieš savo kolektyvus, pareigos prieš Įstatymą supratimo ir pastangų parengiamuoju darbu parodyti save, kaip organizacijose teisingai išrinktą lyderį, pateisinti Jus išrinkusių narių lūkesčius… 😊

Juk jau turime sėkmingų pavyzdžių, kai 2020 m. pavasarį įvyko TPA LS Suvažiavimas (ataskaitinis), kai suvažiavimo delegatai buvo supažindinti su visa būtina medžiaga iš anksto, turėjo laiko pateikti pastabas, o vėliau visi raštu pateikė balsavimo biuletenius, kuriais patvirtino reikalingus dokumentus. Norėtume tikėtis, kad 2021 m. TPA LS Suvažiavimas (rinkiminis) galimai ir galės vykti gyvai, nors, jei taip vis tik neatsitiktų, ar pritrūktų Įstatais nustatytų terminų, visiškai įmanomas ir nuotolinis Suvažiavimas. O ir darbo ne kažin kiek daugiau būtų tokį Suvažiavimą organizuoti. Kita vertus su ZOOM nuotolinių konferencijų programėle jau susipažino nemenkas ratas pirmininkų prieš Kalėdas ir prieš pat Naujuosius Metus 😊

Tai ne tik papildoma paskata tobulėti technologijų srityje visiems nariams, bet ir papildoma ir lengvai pasiekiama galimybė visuotinius narių susirinkimus organizuoti „iš pirmo karto“ ir dalyvaujant gausiam narių būriui, o ne taip, kaip mūsuose neretai pastebima tendencija vis „netyčia“ sušaukti susirinkimą iš antro karto, o tada, kaip žinia, juk pakanka ir vos keleto dalyvių.

Nuostatos, jog karantino laikotarpiu darbas organizuojamas nuotoliniu būdu, numatytos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2020 m. kovo 14 d. nutarime Nr. 207 „Dėl karantino Lietuvos Respublikos teritorijoje paskelbimo“. Rekomendacijos gali būti atnaujintos Vyriausybei patikslinus minėto nutarimo nuostatas dėl susibūrimų draudimo.

Taip pat, naudodamasis patogia proga, kviečiu dar kartą atidžiai susipažinti su TPA LS Įstatais ir Nuostatais.

Servo per Amikeco!

Vytautas Jasiulevičius
TPA LS generalinis sekretorius
Vidaus komisijos pirmininkas
mobilusis: +370 687 38784
El. p.: vytautas.jasiulevicius@gmail.com
http://www.ipa.lt